Ngày 08 tháng 8 năm 2023 – Một cuộc đàn áp của Ủy ban Chứng khoán và Hối đoái (SEC) đã dẫn đến việc buộc tội 11 công ty ở Phố Wall vì đã không duy trì và bảo toàn thông tin liên lạc điện tử đúng cách. Ngày nay, các công ty này cùng nhau phải đối mặt với các khoản phạt lên tới 289 triệu đô la vì sự giám sát lưu trữ hồ sơ lâu dài của họ.
Wells Fargo Securities và các công ty liên kết dẫn đầu gói phạt nặng 125 triệu USD. Theo sát gót họ, BNP Paribas Securities Corp. và SG Americas Securities mỗi bên phải trả 35 triệu USD. BMO Capital Markets và Mizuho Securities đã đồng ý trả 25 triệu đô la mỗi người, với các công ty khác như Houlihan Lokey Capital và Moelis & Company phải đối mặt với các hình phạt từ 9 triệu đô la đến 15 triệu đô la.
Mấu chốt của vấn đề? Nhân viên tại các công ty này thường xuyên sử dụng các nền tảng nhắn tin cá nhân như iMessage, WhatsApp và Signal cho các cuộc thảo luận liên quan đến công việc. Thật không may, các công ty đã không lưu trữ phần lớn các cuộc trò chuyện ngoại tuyến này, khiến chúng vi phạm luật chứng khoán liên bang. Sự giám sát này bị cáo buộc đã cản trở Ủy ban trong các cuộc điều tra khác nhau của họ, vì các hồ sơ thiết yếu đã không được lưu giữ. Điều thú vị là, sự sai sót trong phán quyết này kéo dài đến các cấp cao hơn, thậm chí cả các giám đốc điều hành và người giám sát có liên quan.
Gurbir S. Grewal, Giám đốc Bộ phận Thực thi của SEC , đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ các yêu cầu lưu trữ hồ sơ. Ông tuyên bố, “Việc tuân thủ các yêu cầu về sổ sách và hồ sơ của luật chứng khoán liên bang là điều cần thiết để bảo vệ nhà đầu tư và thị trường hoạt động tốt. Cho đến nay, Ủy ban đã đưa ra 30 hành động thực thi và ra lệnh phạt hơn 1,5 tỷ đô la để đưa thông điệp cơ bản này về nhà. Và trong khi một số đại lý môi giới và cố vấn đầu tư đã chú ý đến thông điệp này, các vi phạm tự báo cáo hoặc cải thiện các chính sách và thủ tục nội bộ, thì hành động ngày nay nhắc nhở chúng ta rằng nhiều người vẫn chưa làm như vậy. Vì vậy, đây là ba bài học cho những công ty chưa làm như vậy: Tự báo cáo, hợp tác và khắc phục. Nếu các công ty thực hiện các bước này một cách chủ động, họ sẽ ở một vị trí tốt hơn nhiều so với việc chờ đợi SEC can thiệp. “
“Các hành động hôm nay bắt nguồn từ việc chúng tôi tiếp tục truy quét để đảm bảo rằng các thực thể được quản lý, bao gồm đại lý môi giới và cố vấn đầu tư, tuân thủ các yêu cầu lưu trữ hồ sơ của họ, điều cần thiết để chúng tôi giám sát và thực thi việc tuân thủ luật chứng khoán liên bang. Sanjay Wadhwa, Phó Giám đốc Thực thi , cho biết những thất bại trong việc lưu giữ hồ sơ như ở đây làm suy yếu khả năng của chúng tôi trong việc thực hiện giám sát theo quy định hiệu quả, thường khiến các nhà đầu tư phải trả giá . “11 công ty giải quyết ngày hôm nay đã thừa nhận rằng hành vi của họ đã vi phạm luật liên quan đến các yêu cầu quan trọng này và đang thực hiện các biện pháp để ngăn chặn các vi phạm tương tự trong tương lai. Tuy nhiên, chúng tôi biết rằng các thực thể khác do SEC quản lý đã vi phạm tương tự và vì vậy công việc của chúng tôi để thực thi việc tuân thủ trong toàn ngành vẫn tiếp tục.”
Cuộc điều tra của SEC đã phát hiện ra các thông tin liên lạc “ngoài kênh” phổ biến và lâu đời tại tất cả 11 công ty. Như được mô tả trong đơn đặt hàng của SEC, các công ty thừa nhận rằng từ ít nhất là năm 2019, nhân viên của họ thường liên lạc qua nhiều nền tảng nhắn tin khác nhau trên thiết bị cá nhân của họ, bao gồm iMessage, WhatsApp và Signal, về hoạt động kinh doanh của chủ lao động của họ. Các công ty đã không duy trì hoặc bảo toàn phần lớn đáng kể các thông tin liên lạc ngoài kênh này, vi phạm luật chứng khoán liên bang. Do không duy trì và bảo quản các hồ sơ cần thiết, một số công ty có khả năng đã tước quyền của Ủy ban đối với các thông tin liên lạc ngoài luồng này trong các cuộc điều tra khác nhau của SEC. Những thất bại liên quan đến nhân viên ở nhiều cấp chính quyền, bao gồm cả người giám sát và điều hành cấp cao
Trước những vi phạm này, SEC không chỉ áp đặt các hình phạt bằng tiền mà còn yêu cầu cải thiện các hoạt động lưu giữ hồ sơ. Mỗi công ty được giao nhiệm vụ thuê chuyên gia tư vấn tuân thủ độc lập để xem xét kỹ lưỡng các chính sách của họ liên quan đến việc lưu giữ thông tin liên lạc điện tử trên thiết bị cá nhân.
Hành động này của SEC đã đi kèm với một động thái riêng biệt và có liên quan của Ủy ban Giao dịch Hàng hóa Tương lai , cơ quan này cũng đã công bố các thỏa thuận dàn xếp với một số thực thể tương tự vì hành vi sai trái có liên quan.
